Plh. Dirjen Dukcapil Dorong Implementasi Pengarsipan Digital

Admin Capil 22 November 2024

Jakarta - Tata kearsipan menjadi salah satu elemen krusial dalam proses pelayanan adminduk di Dinas Dukcapil. Karena pelayanan adminduk mencakup historikal kependudukan mulai dari lahir hingga kematiannya dicatat rapi oleh Dukcapil.

Dahulu arsip secara tradisional disimpan berjilid-jilid dalam gudang. Tetapi sekarang di era teknologi informasi telah banyak metode tata arsip secara digital.

Hal ini lah yang mendorong Direktorat Dafdukcapil Ditjen Dukcapil Kemendagri menggelar Rapat Koordinasi Standarisasi Pengarsipan Digital Dokumen Kependudukan di Hotel Orchardz Jayakarta pada 21-23 November 2024.

Rakor dibuka oleh Plh. Dirjen Dukcapil, Handayani Ningrum yang menyatakan bahwa penyimpanan arsip secara manual itu repot. "Arsip dalam gudang itu perlu perawatan berkala seperti penyemprotan anti rayap. Kertas itu sangat manis buat rayap dan kutu buku," ungkap Ningrum.

Lebih lanjut, kata Ningrum, arsip digital memiliki beragam manfaat di antaranya ketersediaan arsip digital yang autentik dan tepercaya. "Bila pengarsipan dokumen kependudukan dan berkas permohonan tertata rapi bakal memudahkan untuk mencari arsip dan berkas permohonan."

Namun Ningrum juga berpesan ketika proses digitalisasi arsip, agar lembaran fisik arsip manual harus tetap disimpan. "Karena arsip manual ini juga masih sering diminta oleh aparat penegak hukum untuk dijadikan alat bukti," ujar Ningrum.

Pamungkas kata, Ningrum berharap melalui rakor ini nantinya dapat dibuat standarisasi nasional pengarsipan digital Dukcapil melalui diskusi dan berbagi ilmu dari narasumber dan peserta yang hadir.

Sebelumnya, Sakaria selaku Ketua Tim Kerja Kelahiran, Kematian dan Perubahan Status Kewarganegaran sebagai perwakilan penyelenggara rakor ini mengatakan bahwa selain pemaparan dari Ditjen Dukcapil ada pemaparan dari beberapa Dinas Dukcapil yang telah menerapkan pengarsipan digital, dan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

"Semoga rakor ini memberikan pencerahan sehingga kita dapat mempunyai pemahaman yang sama dan meningkatkan kompetensi untuk mendukung tugas dan fungsi dalam memberikan pelayanan administrasi kependudukan kepada masyarakat," kata Sakaria. Dukcapil***